Содержание:
2. Непротокольные и протокольные мероприятия
Система управления мероприятиями в 1С:Документооборот 8 используется для подготовки, проведения, фиксации результатов различных коллективных собраний, заседаний, рабочих встреч компании, что сокращает время на организацию подготовительных действий, упрощает подбор и оповещение участников, контроль реализации принятых решений и т.п.
В системе 1С:Документооборот 8 учет мероприятий по умолчанию отключен. Включение выполняет администратор в общих настройках программы.
После включения настройки текущим пользователям, которые принимают участие в мероприятиях, становится доступным окно Мои мероприятия 1С.
1. Цикл мероприятия
Жизненный цикл мероприятия включает в себя этапы:
1. Подготовка: составление программы, определение участников, времени проведения, места, согласование, подготовка материалов, их рассылка участникам в виде уведомлений.
2. Проведение: фиксация явки/неявки участников, принятых решений.
3. Оформление протокола: подготовка, согласование, утверждение.
4. Выполнение принятых решений.
5. Анализ мероприятий.
На основании данных этапов можно запустить процессы по команде Отправить из списка либо карточки мероприятия. Такие процессы изменяют состояние мероприятия.
Права на внесение изменений в карточке мероприятия выдаются организатору, председателю и секретарю (если используется протокольное). Остальные же участники имеют права на корректировку вложенных файлов события.
2. Непротокольные и протокольные мероприятия
В программе 1С:Документооборот 8 применяются два типа мероприятий: протокольное мероприятие и непротокольное. Данный признак определяется наличием соответствующего флажка в карточках каждого вида мероприятия.
Протокольное мероприятие используется для принятия и последующей фиксации результатов события. Для него назначаются председатель (проводит совещание, подписывает протокол), секретарь (ведет протокол). Сама фиксация решений происходит в протоколе, где отмечаются рассмотренные вопросы и принятые решения.
Помимо этого признака в карточке вида мероприятия настраивается автоматическое заполнение рабочей группы (проставляется автоматически для новых карточек), определяются обязательность ее заполнения, необходимость ведения куратором (ответственный от лица компании), продолжительность, устанавливаются дополнительные свойства.
Что касается непосредственного плана создания мероприятия – есть несколько способов (из списка, виджета, раздела совместной работы по соответствующим кнопкам), но самый оптимальный – создание на основании документа, проекта, файла, письма, что обеспечит автоматическое добавление данных объектов в предмет мероприятия.
При создании мероприятия в его карточке можно указать все необходимые элементы каждого этапа жизненного цикла события.
В обязательном порядке заполняются Вид и Наименование. При использовании механизма бронирования помещений, помещение, выбранное для проведения мероприятия бронируется автоматически. Перед этим выполняется проверка на наличие других броней на это же время, если выявится пересечение, то нужно будет изменить время или место.
Участники – лица, принимающие участие в мероприятии (сотрудники компании, контрагенты). Фиксируются на соответствующей закладке.
На закладке Участники определяется обязательность явки, состояние приглашения, дана возможность для отправки приглашения.
В программе предусмотрен функционал проверки доступности участников при рассылке приглашений, путем сопоставления времени мероприятия и других записей в календаре.
При подборе времени мероприятия анализируется занятость всех участников. Этот функционал отбирает время, в которое все участники доступны, в противном случае - предлагает вариант с учетом доступности участников с обязательной явкой. Если эти варианты не устраивают, то определить время можно самостоятельно через механизм планировщика.
Необходимой составляющей мероприятия является программа, которая представляет собой план действий и сроки их выполнения во время мероприятия. Есть несколько путей ее ввода: в виде таблицы, из файла, в отдельном внутреннем документе. А для протокольного мероприятия важная составляющая еще и сам протокол – документ для фиксации принятых решений. Оформить протокол можно теми же способами, что и программу.
3. Карточка мероприятия
Если программа содержит пункты, по которым нужно обязательно принять решения, но протоколы по ним отсутствуют, то система сообщит об этом в карточке мероприятия.
Механизм мероприятия в 1С:ДО также поддерживает раздельное исполнение пунктов протокола, применяется когда на исполнение нужно направить не протокол в целом, а конкретные его составляющие разным исполнителям. В карточку мероприятия прикладываются сопутствующие файлы и есть возможность ограничить доступ к нему не на уровне политик доступа к данным, а рабочей группы, когда конкретный перечень лиц может его просматривать/изменять.
Созданное мероприятие автоматически генерирует запись в календаре, но изменить вручную ее невозможно из-за автоматической поддержки записей в актуальном состоянии. Если нужно внести корректировки, то они выполняются на стороне карточки мероприятия.
Для реализации каждого из этапов мероприятия запускаются процессы, которые включают:
- отправку письма с кратким описанием мероприятия по почте;
- отправку мероприятия на утверждение председателю;
- отправку приглашений участникам;
- отправку запроса с просьбой предоставления материалов;
- отправку запроса на ознакомление с этими материалами;
- отправку запроса на проведение мероприятия председателю;
- отправку запроса секретарю на подготовку протокола;
- отправку протокола на согласование участниками;
- отправку протокола на утверждение председателем;
- отправку протокола на исполнение его пунктов.
Программой предусмотрена возможность вести учет мероприятий 1С, организованных контрагентами, с автоматическим заполнением реквизитов и связей. Для таких мероприятий организатором будет указываться контрагент или его контактное лицо, а права будут распространены на организатора, сотрудника, ответственного за подготовку мероприятия, и куратора.
Отчеты по мероприятиям позволяют получить информацию о проведенных мероприятиях, проведенным за конкретный период, динамику увеличения или уменьшения количества мероприятий, отслеживать явку сотрудников, нарушение сроков, длительность.
Таким образом, программный продукт 1С:Документооборот 8 дает возможность обеспечить полный жизненный цикл мероприятий компании от момента намерения его провести до реализации результатов, облегчая работу сотрудников в их организации, контроле проведения и выполнения принятых решений.
Специалист компании «Кодерлайн»
Елизавета Танцюра
